Nach den Sommerferien ist der perfekte Zeitpunkt, um euren Weihnachtsevent zu planen. Nicolas (Booker und Gründer von Tablerockers) gibt euch die besten Tipps und Tricks, um sicherzustellen, dass dies der beste Weihnachtsevent aller Zeiten wird!
Nicolas arbeitete nach seiner Ausbildung an der Hotelfachschule in Luzern in diversen Hotels als Eventmanager
Wenn du mit der Organisation der Weihnachtsfeier beauftragt wurdest, ist das Budget einer der wichtigsten Punkte. Fang gar nicht erst an unrealistische Pläne für eine Veranstaltung zu machen, die das Doppelte des Budgets erfordert. Finde also heraus wieviel Mittel zur Verfügung stehen und dass es einen Puffer für Unvorhergesehenes gibt. Meist kommen bei der Planung solcher feiern unvorhergesehene Kosten hinzu, für welche du besser von Beginn weg eine Budgetreserve bereithältst.
Es gibt so viele Möglichkeiten, welche Art von Veranstaltung dein Unternehmen zelebrieren könnte. Wenn du etwas unsicher bist und die Gäste sehr heterogen sind, könntest du (wenn möglich) das deine Kollegen fragen, um herauszufinden was sie sich von einer Weihnachtsfeier wünschen. Gib ihnen ein paar Möglichkeiten und hole Stimmen ab. Hier sind einige Faktoren zu berücksichtigen:
Der Wochentag ist so wichtig wie das Datum selbst, also entscheide dich so schnell wie möglich dafür. Abende unter der Woche sind oft günstiger und verfügbarer, aber werde dir darüber klar, dass deine Kollegen auch eine Chance haben müssen am nächsten Tag fit im Büro aufzutauchen. Freitag- und Samstagabende sind aus diesem Grund beliebter, aber die Verfügbarkeit ist begrenzt und die Preise werden wahrscheinlich etwas höher sein. Die Veranstaltungsorte werden bald sehr schnell ausgebucht sein, also zögere nicht. Sobald du eine Entscheidung getroffen hast, sende ein „Save the Date“-E-Mail an alle Mitarbeiter, um eine hohe Teilnehmerzahl sicherzustellen.
Es ist immer (immer!) ratsam, einen Veranstaltungsort vorher anzusehen und sich darüber klar zu werden, ob er auch geeignet genug ist – du gehst ein grosses Risiko ein, einen Eventort zu buchen, ohne diesen vorab besichtigt zu haben. Frage den Eventmanager der Location, was alles zur Verfügung steht und was im Preis inbegriffen ist – ein günstiger Veranstaltungsort ist vielleicht doch kein so gutes Angebot, wenn zusätzlich Möbelverleih, Unterhaltungsausrüstung, Personalkosten, Dekorationen usw. organisiert werden müssen. Stelle folgende Fragen:
Ein Dinner oder ein Buffet wird in der Regel von einer Weihnachtsfeier erwartet – würde jeder ein Sitzdinner oder ein leichtes Buffet bevorzugen (um mehr Zeit für Geselligkeit und Tanz zu haben)? Vergiss ebenfalls nicht, im Voraus auf vegetarische oder besondere Ernährungsbedürfnisse zu achten. Es wäre eine gute Idee, eine Menüverkostung zu organisieren, wenn für viele Leute gebucht wird – das Essen, das auf der Weihnachtsfeier serviert wird, kann den Event grossartig machen oder für miesen Gesprächsstoff danach sorgen – treffe also die richtige Wahl für dein Unternehmen und die Mitarbeiter.
Die richtige Balance mit Freigetränken zu finden ist wichtig – zu viele und man könnte mit unkontrollierbaren und widerspenstigen Kollegen enden…zu wenig und man riskiert, dass das Unternehmen geizig erscheint und keinen grosszügigen Weihnachtsspirit hat. Ein guter Mittelweg ist immer das, was man braucht. Gutscheine für eine bestimmte Anzahl von kostenlosen Getränken sind eine Option oder man kann eine Flasche Champagner oder Wein pro Tisch anbieten. Eine offene Bar ist eine gefährliche Option, sowohl in Bezug auf die Kosten als auch auf das mögliche Verhalten betrunkener Kolleginnen und Kollegen.
Mit guter Musik und Unterhaltung wird noch lange über die Weihnachtsfeier gesprochen. Wähle die Unterhaltung, die zu der Veranstaltung und zu den Gästen passt. Es gibt endlose Möglichkeiten, wenn man sich für etwas anderes als nur Musik und eine Tanzfläche entscheidet: Warum kein Live-Performer wie zum Beispiel ein Komiker, Magier oder gar eine Stuntshow? Vielleicht auch Casinotische und Karaoke?
Tanzen ist in der Regel ein Muss und es ist die perfekte Gelegenheit für jeden, sich fallen zu lassen und potenziell unangenehme Gespräche zwischen Kollegen zu vermeiden. Entscheide dich also, ob du eine Live-Band oder einen DJ willst. Wenn du dich für letzteres entscheidest, hol dir professionelle Hilfe um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Stelle zwischen dem Veranstaltungsort und DJ oder der Band sicher, dass diese über die gesamte Ausrüstung und Beleuchtung verfügen. Falls nicht…kein Problem! Unsere Musiker und DJs bringen auf Wunsch das komplette Equipment an deinen Event mit.
Die Weihnachtsfeier ist auch die beste Zeit, um Auszeichnungen zu vergeben und allen Mitarbeitern gemeinsam zu danken. Das Timing der Reden sollte im Voraus geplant werden, nicht nachträglich (es gibt nichts unangenehmeres als Moderator, wenn man sich in einer johlenden Menge Gehör verschaffen muss). Organisiere ein Mikrofon und stelle sicher, dass die Reden nicht zulange dauern – es geht ja schliesslich ums Feiern
Es ist wichtig, dass alle Gäste sicher nach Hause kommen. Vorausbestellte Minibusse sind eine wirtschaftliche und sichere Option (mal ehrlich…keiner, aber auch wirklich keiner sollte nach einer Weihnachtsfeier noch selbst fahren müssen). Andernfalls stelle transparent Informationen zum öffentlichen Verkehr oder Taxis zur Verfügung.
Sobald alle Details zu Datum, Uhrzeit und Ort bekannt sind, sollte man die Gäste fix einladen. Sorge dafür, dass genug Zeit zum Anmelden bleibt und ebenfalls genug Zeit bleibt, um die die fixe Anzahl Gäste an die Eventhelfer und Profis bekannt zu geben. Beziehe Teamleads und Manager als Reminderhilfen mit ein. Überlege dir gut, wie du das Gästemanagement handhaben wirst. Bist du eher der Typ „Excel Liste“ oder möchtest du lieber ein Online Gäste-Management Tool nutzen?
Wer soll neben wem sitzen? Jedem zu erlauben, dort zu sitzen wo er will, kann zu einem Kampf um Plätze führen – einige Leute können dann sehr enttäuscht sein, mit wem sie schlussendlich zusammensitzen (oder eben nicht sitzen). Ganz wie beim Organisieren eines Hochzeitssitzplans, kann dies eine stressige und extrem schwierige Aufgabe sein. Spreche also mit Managern und Peers über gute Möglichkeiten.
Das Bitten der Mitarbeiter um Feedback zur Veranstaltung ist zwar zusätzliche Arbeit, kann aber eine grosse Hilfe für die nächste Weihnachtsfeier sein. Durch eine anonyme Umfrage kann man herausfinden, was allen gefallen hat und was nicht – so kann man im folgenden Jahr Geld sparen und im kommenden Jahr noch einen Obendrauf setzen!
Ich hoffe, dieser Blogpost hilft dir, ein unvergessliches und entspanntes Weihnachtsfest für deine Firma zu planen.
Wenn die Blaskapelle Feierabend hat und die Gäste noch lange nicht genug haben, kommt er zum Zug: der Oktoberfest DJ!
Er bringt Stimmung, Lederhosen und die passende Musik!
Spass ohne Ende & Musik für jeden Geschmack – Silent Disco! Ob für eine Homeparty, eine Freiluft-Disco oder ein Hochzeitsfest; eine silent Disco mit Kopfhörer-System bietet endlosen Spass!
Du suchst eine aussergewöhnliche Location für dein nächstes Corporate Event? Mit den Locations von Jed Events wird dein Event garantiert zum Erfolg!
Lass dich monatlich von unseren News rund um das Thema Event- und Hochzeitsplanung inspirieren. Spannende Hintergrundgeschichten und Neuigkeiten von DJs und Musikern direkt in dein Postfach! Jetzt zum Newsletter anmelden!
Sie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Turnstile. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Facebook. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Instagram. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Mailchimp. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von TrustIndex. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
