Firmenevent für Weihnachten planen: 10 Live-Hacks für deine Weihnachtsevent Planung
Nach den Sommerferien ist der perfekte Zeitpunkt, um euren Weihnachtsevent zu planen. Nicolas (Booker und Gründer von Tablerockers) gibt euch die besten Tipps und Tricks, um sicherzustellen, dass dies der beste Weihnachtsevent aller Zeiten wird! Nicolas arbeitete nach seiner Ausbildung an der Hotelfachschule in Luzern in diversen Hotels als Eventmanager
Event Budgetierung
Wenn du mit der Organisation der Weihnachtsfeier beauftragt wurdest, ist das Budget einer der wichtigsten Punkte. Fang gar nicht erst an unrealistische Pläne für eine Veranstaltung zu machen, die das Doppelte des Budgets erfordert. Finde also heraus wieviel Mittel zur Verfügung stehen und dass es einen Puffer für Unvorhergesehenes gibt. Meist kommen bei der Planung solcher feiern unvorhergesehene Kosten hinzu, für welche du besser von Beginn weg eine Budgetreserve bereithältst.
Entscheide dich für die Art der Feier
Es gibt so viele Möglichkeiten, welche Art von Veranstaltung dein Unternehmen zelebrieren könnte. Wenn du etwas unsicher bist und die Gäste sehr heterogen sind, könntest du (wenn möglich) das deine Kollegen fragen, um herauszufinden was sie sich von einer Weihnachtsfeier wünschen. Gib ihnen ein paar Möglichkeiten und hole Stimmen ab. Hier sind einige Faktoren zu berücksichtigen:
Handelt es sich um eine Tages- oder Abendveranstaltung?
Soll es sich um eine massgeschneiderte Veranstaltung oder vororganisiertes Paket handeln?
Werden Partner eingeladen (und wenn ja, werden ihnen Tickets in Rechnung gestellt)?
Wird ein Buffet gebucht oder ein Dinner?
Gibt es genug Gäste, um einen ganzen Veranstaltungsort zu übernehmen oder willst du gar eine gemeinsame Partynacht mit anderen Unternehmen veranstalten? Findet alles an einem Ort statt oder wird Dinner und Party an separaten Orten stattfinden?
Soll es eine ganz klassische Weihnachtsfeier sein, oder möchtest du mal etwas Aussergewöhnliches wagen?
Definiere frühzeitig das Datum!
Der Wochentag ist so wichtig wie das Datum selbst, also entscheide dich so schnell wie möglich dafür. Abende unter der Woche sind oft günstiger und verfügbarer, aber werde dir darüber klar, dass deine Kollegen auch eine Chance haben müssen am nächsten Tag fit im Büro aufzutauchen. Freitag- und Samstagabende sind aus diesem Grund beliebter, aber die Verfügbarkeit ist begrenzt und die Preise werden wahrscheinlich etwas höher sein. Die Veranstaltungsorte werden bald sehr schnell ausgebucht sein, also zögere nicht. Sobald du eine Entscheidung getroffen hast, sende ein „Save the Date“-E-Mail an alle Mitarbeiter, um eine hohe Teilnehmerzahl sicherzustellen.
Die passende Eventlocation finden und reservieren
Es ist immer (immer!) ratsam, einen Veranstaltungsort vorher anzusehen und sich darüber klar zu werden, ob er auch geeignet genug ist – du gehst ein grosses Risiko ein, einen Eventort zu buchen, ohne diesen vorab besichtigt zu haben. Frage den Eventmanager der Location, was alles zur Verfügung steht und was im Preis inbegriffen ist – ein günstiger Veranstaltungsort ist vielleicht doch kein so gutes Angebot, wenn zusätzlich Möbelverleih, Unterhaltungsausrüstung, Personalkosten, Dekorationen usw. organisiert werden müssen. Stelle folgende Fragen:
Wird der Veranstaltungsort danach gereinigt oder liegt das in deiner Verantwortung?
Gibt es Flexibilität bei der Anzahl Gäste?
Gibt es Möglichkeiten auf Rabatt?
Was alles enthält das Angebot genau und welche Zusätze sind darin enthalten?
Muss die Location zu einem gewissen Zeitpunkt aus rechtlichen Gründen schliessen, oder kann bis in die früheren Morgenstunden gefeiert werden?
Verfügt die Location über eine gute Anbindung ans ÖV-Netzwerk (Alkohol) oder muss ein Shuttel-Bus organisiert werden?
Essen und Trinken
Ein Dinner oder ein Buffet wird in der Regel von einer Weihnachtsfeier erwartet – würde jeder ein Sitzdinner oder ein leichtes Buffet bevorzugen (um mehr Zeit für Geselligkeit und Tanz zu haben)? Vergiss ebenfalls nicht, im Voraus auf vegetarische oder besondere Ernährungsbedürfnisse zu achten. Es wäre eine gute Idee, eine Menüverkostung zu organisieren, wenn für viele Leute gebucht wird – das Essen, das auf der Weihnachtsfeier serviert wird, kann den Event grossartig machen oder für miesen Gesprächsstoff danach sorgen – treffe also die richtige Wahl für dein Unternehmen und die Mitarbeiter.
Die richtige Balance mit Freigetränken zu finden ist wichtig – zu viele und man könnte mit unkontrollierbaren und widerspenstigen Kollegen enden…zu wenig und man riskiert, dass das Unternehmen geizig erscheint und keinen grosszügigen Weihnachtsspirit hat. Ein guter Mittelweg ist immer das, was man braucht. Gutscheine für eine bestimmte Anzahl von kostenlosen Getränken sind eine Option oder man kann eine Flasche Champagner oder Wein pro Tisch anbieten. Eine offene Bar ist eine gefährliche Option, sowohl in Bezug auf die Kosten als auch auf das mögliche Verhalten betrunkener Kolleginnen und Kollegen.
DJ oder Musiker für eure Weihnachtsfeier
Mit guter Musik und Unterhaltung wird noch lange über die Weihnachtsfeier gesprochen. Wähle die Unterhaltung, die zu der Veranstaltung und zu den Gästen passt. Es gibt endlose Möglichkeiten, wenn man sich für etwas anderes als nur Musik und eine Tanzfläche entscheidet: Warum kein Live-Performer wie zum Beispiel ein Komiker, Magier oder gar eine Stuntshow? Vielleicht auch Casinotische und Karaoke?
Tanzen ist in der Regel ein Muss und es ist die perfekte Gelegenheit für jeden, sich fallen zu lassen und potenziell unangenehme Gespräche zwischen Kollegen zu vermeiden. Entscheide dich also, ob du eine Live-Band oder einen DJ willst. Wenn du dich für letzteres entscheidest, hol dir professionelle Hilfe um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Stelle zwischen dem Veranstaltungsort und DJ oder der Band sicher, dass diese über die gesamte Ausrüstung und Beleuchtung verfügen. Falls nicht…kein Problem! Unsere Musiker und DJs bringen auf Wunsch das komplette Equipment an deinen Event mit.
Die Weihnachtsfeier ist auch die beste Zeit, um Auszeichnungen zu vergeben und allen Mitarbeitern gemeinsam zu danken. Das Timing der Reden sollte im Voraus geplant werden, nicht nachträglich (es gibt nichts unangenehmeres als Moderator, wenn man sich in einer johlenden Menge Gehör verschaffen muss). Organisiere ein Mikrofon und stelle sicher, dass die Reden nicht zulange dauern – es geht ja schliesslich ums Feiern
Organisiere den Transport
Es ist wichtig, dass alle Gäste sicher nach Hause kommen. Vorausbestellte Minibusse sind eine wirtschaftliche und sichere Option (mal ehrlich…keiner, aber auch wirklich keiner sollte nach einer Weihnachtsfeier noch selbst fahren müssen). Andernfalls stelle transparent Informationen zum öffentlichen Verkehr oder Taxis zur Verfügung.
Einladungen
Sobald alle Details zu Datum, Uhrzeit und Ort bekannt sind, sollte man die Gäste fix einladen. Sorge dafür, dass genug Zeit zum Anmelden bleibt und ebenfalls genug Zeit bleibt, um die die fixe Anzahl Gäste an die Eventhelfer und Profis bekannt zu geben. Beziehe Teamleads und Manager als Reminderhilfen mit ein. Überlege dir gut, wie du das Gästemanagement handhaben wirst. Bist du eher der Typ „Excel Liste“ oder möchtest du lieber ein Online Gäste-Management Tool nutzen?
Bestuhlungsplan
Wer soll neben wem sitzen? Jedem zu erlauben, dort zu sitzen wo er will, kann zu einem Kampf um Plätze führen – einige Leute können dann sehr enttäuscht sein, mit wem sie schlussendlich zusammensitzen (oder eben nicht sitzen). Ganz wie beim Organisieren eines Hochzeitssitzplans, kann dies eine stressige und extrem schwierige Aufgabe sein. Spreche also mit Managern und Peers über gute Möglichkeiten.
Nach der Veranstaltung
Das Bitten der Mitarbeiter um Feedback zur Veranstaltung ist zwar zusätzliche Arbeit, kann aber eine grosse Hilfe für die nächste Weihnachtsfeier sein. Durch eine anonyme Umfrage kann man herausfinden, was allen gefallen hat und was nicht – so kann man im folgenden Jahr Geld sparen und im kommenden Jahr noch einen Obendrauf setzen!
Ich hoffe, dieser Blogpost hilft dir, ein unvergessliches und entspanntes Weihnachtsfest für deine Firma zu planen.
Stell dir vor, sanfte Saxophonklänge füllen den Raum, während Lichter sanft über die Tanzfläche gleiten. Ein Saxophonist kann deinem Event eine unvergleichliche Atmosphäre verleihen. Die einzigartigen Melodien eines Saxophons sorgen für einen unvergesslichen Rahmen.
Nach den Sommerferien ist der perfekte Zeitpunkt, um mit der Planung der Weihnachtsfeier zu beginnen. Wir helfen dir dabei das auch du die X-Mas Party geniessen kannst.
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Ein paar Zahlen zu uns.
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Zufriedene Kunden
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DJs, Musiker und Trauredner in allen Regionen der Schweiz
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Stunden beträgt die durchschnittliche Offertstellungszeit
Das sagen unsere Kunden
Hallo Jeremie
Ganz herzlichen Dank. Es hat alles super geklappt und war ein toller Abend. DJ CORTEZ hat für gut Stimmung gesorgt und die Party lief bis am Schluss. Wir können euch nur weiterempfehlen und werden dies in einer ruhigen Minute gerne noch mit einem Feedback auf google bewerten!
Tanja
Guten Morgen Nicolas
Unser Abend hätte besser nicht sein können.Vielen Dank das ihr uns SAXOPHONIST DANIEL GUBELMANN vermittelt habt. Extrem sympathisch, exzellenter Musiker, hat uns als Gäste gleich gespürt und entsprechend seine Musik gewählt. All unsere Gäste waren ebenfalls total Fan von Daniel. Gerne empfehlen wir eure Agentur und auch Daniel weiter!
Brigitte
Hi Andreas We want to thank RICKY ROCK for providing the music for our daughter’s wedding at Burgenstock resort. Rikky certainly go the party going and kept it moving the entire evening. We loved his selection of music. Many guests remarked on how he made the eve3ning so fun and lively. We also want to thank Rikky for working with us (we are located near New York City) on the music for the pre-ceremony, processional, ceremony, and recessional parts of the wedding. He created just the feeling we sought!
Debbie & Richard
Danke auch dir Jeremie für die professionelle Art und Weise der Kommunikation und Organisation. Ich habe es unglaublich geschätzt, dass wir immer sehr rasch eine Antwort auf sämtliche Fragen von dir erhalten haben. Wenn wir mal wieder ein Fest mit DJ organisieren, werden wir auf jedenfall Tablerockers wieder berücksichtigen.
Jeannine & Adrian
Hallo Nicolas
Merci für deine Mail und die Nachfrage. Das Event war super – PATRICK VANTO hat super gepasst und war sehr toll, dass er die Lichter dabeihatte!! Danke dir für die gute Zusammenarbeit und ich melde mich gerne wieder!
Isabelle
Lieber Andreas
Es war mal wieder eine riesen Party mit tollem Feedback. Wir hörten nur Gutes und auch DJ ANDY VALENT hat wieder super tolle Arbeit geleistet mit seinem Auftritt! Wir sind so begeistert von Andy, dass wir ihn/dich auch gerne wieder anfragen für Silvester. Denkst du, du könntest uns wieder eine Offerte zukommen lassen? Ich freue mich auf dein Feedback und wünsche dir einen schönen Tag.
Nadine
Lieber Jeremie
Besten Dank für deine Email und die Gratulationen. Ja wir hatten ein wunderbares Hochzeitsfest. Wir waren super zufrieden und SAXOPHONIST ALEX SCHNEIDER hat eine wunderbare Stimmung gezaubert. Gerne werden wir auch über Google noch ein Feedback geben. Vielen Dank für die lieben Worte und auch von unserer Seite ein herzliches Dankeschön für den reibungslosen Ablauf.
Petra
Hi Nicolas
Vielen Dank für deine Nachricht und die Glückwünsche! ROBIE JONAS hat einen MEGA Job gemacht!! Der Live-Gesang beim Apéro war super und bei der anschliessenden Party hat er immer eine passende Songauswahl getroffen und gewusst wie er die Leute animieren muss – einfach top gemacht!! Vielen Dank für die Vermittlung – bei einer anderen Gelegenheit seid ihr die erste Anlaufstelle!
Damiano
Hallo Nicolas Vielen herzlichen Dank für die Glückwünsche! Es war ein wunderschöner Tag und ROBIN hat einen super Job gemacht, es war mega!! hat einen super Job gemacht – die Gäste waren begeistert! Beim nächsten Fest kommen wir gerne wieder auf euch zu! Herzliche Grüsse
Anja
Hallo Nicolas es war wirklich ein tolles fest und COURTNEY hat mit dem passenden Sound dazu beigetragen. Danke dass alles geklappt hat. Wir melden uns bei der nächsten Gelegenheit gerne wieder!
Marcel
Hallo Andreas Vielen Dank für deine Glückwünsche. Wir hatten wirklich einen tollen Tag und ein super Fest. JONAS hat im Wesentlichen dazu beigetragen. Vielen vielen Dank. =) Gerne geben wir euch ein Feedback über Google und empfehlen euch gerne weiter. Es stehen noch weitere Hochzeiten an und es war wirklich super, dass alles mit euch so toll geklappt hat. Liebe Grüsse und vielleicht schon bis bald.
Alexandra
Hallo Nicolas Wir hatten eine tolles fest, NAOMI hat Ihren grossen Anteil dazu beigetragen und uns musikalisch perfekt durch diesen Nachmittag begleitet. Naomi hat wirklich einen tollen und professionellen Job gemacht und ist uns allen auch als Mensch sehr sympathisch, ein grosses Lob an Sie von uns. Wir werden euch gerne beim nächsten Fest wiederum anfragen.
Roger
Guten Abend Jeremie Ja, wir hatten eine coole Party, es hat alles gepasst. Wenn wir Party machen, dann geht die Post ab. Und RONY hat seinen Job sehr gut gemacht! Es ist ja immer etwas eine «Blackbox» wenn man so etwas via Internet bucht. Sehr sympathisch, professionell und er ist toll auf unsere Wünsche und die unserer Gäste eingegangen. Er hat somit einen wesentlichen Anteil am tollen Fest. Aber wir können Ronny wirklich bedingungslos empfehlen. Gerne schreibe ich ein Feedback auf Google.
Martin
Hallo Jeremie Vielen Dank für alles. Es war für uns ein geniales Fest und DJ PAULICIOUS hat einen super Job gemacht. Besten Dank für die Glückwünsche und wir werden euch auf jeden Fall weiter empfehlen.
Kilian
Hallo Nicolas Für den 50. Geburtstag meiner Nachbarin hatte ich dazu geraten, dass sie sich bei euch melden, weil sie auf der Suche nach einem DJ war. Da ich für einmal selber Gast sein durfte, kam ich in Genuss der Arbeit von eurem DJ G-BROWN. und die Gäste und die Gastgeber Family waren begeistert. Sie haben sich mehrmals für meine Empfehlung bedankt. Natürlich wusste ich, dass ich ihnen «öppis Rechts» angegeben hatte und trotzdem freute es mich riesig, dass sie so begeistert waren. Merci vielmal an DJ Brown und dass ihr für Qualität, Flexibilität und Zuverlässigkeit steht. Schön, dass ich euch dank unserem wedding network Switzerland kenne und so weiterempfehlen kann. Meine Zeilen dürft ihr natürlich verwenden, wenn ihr mögt.
Anita
Lieber Andreas URS hat super Sound geliefert und wir hatten einen fantastischen und super schönen Abend! Mit ein paar Bildern für Euch sagen wir ganz herzlichen Dank!
Dorothée
Danke, Nicolas. DJ GUILLERMO hat eine super Anlage gebracht und sich sehr professionell eingesetzt, angenehmer Typ. Es hat alles perfekt geklappt, herzlichen Dank! Auch Dir einen guten Start ins neue Jahr!
Martin
Hallo Andreas Vielen Dank für die netten Glückwünsche!Wir hatten ein grandioses Fest :-). Schön zu hören, dass es auch für ARNOLD gut gepasst hat. Arnold hat unser Fest bestens musikalisch begleitet und viele viele Musikwünsche erfüllt, sodass für jeden etwas dabei war aus vielen Genres. Die Gäste haben getanzt und mitgesungen. Es war ein tolles Fest, eine tolle Party mit toller Musik. Herzlichen Dank und liebe Grüsse.
Marc
Lieber Nicolas SAXOPHONIST ALEX SCHNEIDER war einfach nur super. Seine Musik war toll, er selbst pünktlich und sehr sympathisch. Er hat sehr sensibel immer den richtigen Stil gefunden und uns bestens unterhalten! Alex ist perfekt! Vielen Dank auch dir für die schnelle Vermittlung! Sehr gerne wieder!
Christina
Hi Andreas Thank you for the invoice, I have submitted it. Also wanted to say that we had a fantastic time with JONAS, he was perfect. The dancefloor was never empty. I just saw happy smiles and lots of singing and dancing, the whole night. He was just super great! We hope to have him back at one of our events soon again. Have a lovely day.
Geraldine
Hey Nicolas Vielen Dank für die guten Wünsche. ROBIN war absolut genial! Wir haben durchwegs positives Feedback von den Gästen erhalten und auch uns hat es super gut gefallen. Wir werden Robin definitiv weiterempfehlen.
